Software de facturación Verifactu para consultores autónomos
Si te dedicas a la consultoría como autónomo en España — da igual que sea estrategia, IT, marketing, recursos humanos o formación corporativa — tu facturación tiene una complejidad que no comparte ni el fontanero ni el fotógrafo. Tu día a día alterna igualas mensuales de importe fijo con facturas variables por horas o jornadas trabajadas. Repercutes al cliente gastos de viaje y dietas con un tratamiento fiscal que pocos consultores aplican bien. Y casi todos tus clientes son empresas que pagan a 30 o 60 días, lo que convierte el control de cobros en una cuestión de supervivencia financiera. Ahora, además, necesitas que el software que gestiona todo esto sea conforme con Verifactu.
La cuenta atrás de Verifactu para consultores
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027, según el calendario aplazado por el Real Decreto-ley 15/2025 (fuente: BOE). El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, ya sea en modo Verifactu (remitiendo cada registro a la AEAT al emitir la factura) o en modo no Verifactu (conservando registros con firma electrónica y registro de eventos).
¿Qué implica para ti? Si facturas con una hoja de Excel o con un software que no se actualice para cumplir el reglamento, estarás usando un sistema no conforme. La tenencia de software no certificado, debiendo estarlo, puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. Ojo: la sanción no es por facturar mal, sino por tener o usar un sistema informático que no cumple los requisitos del reglamento. No es una multa teórica: el reglamento ya está publicado y la AEAT tiene la herramienta para verificarlo.
Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales. El reglamento de desarrollo (RD 238/2026) ya está publicado, con un despliegue escalonado en 12 y 24 meses desde una orden ministerial pendiente. Como consultor que factura casi exclusivamente a empresas, serás de los primeros afectados. Prepararse ahora evita hacer dos migraciones seguidas.
Cómo factura realmente un consultor autónomo
Igualas vs. horas: dos modelos en paralelo
El consultor típico mantiene dos o tres igualas mensuales — un importe fijo recurrente por acompañamiento, asesoría continua o disponibilidad — y en paralelo factura proyectos puntuales por horas o jornadas trabajadas. La iguala requiere emitir una factura recurrente idéntica cada mes; el proyecto por horas necesita registrar tiempo, convertirlo en importe y generar una factura variable. Gestionar ambos modelos en el mismo software, con series de facturación diferenciadas, es el primer requisito real.
Dietas y gastos de viaje repercutidos
El consultor viaja al cliente con frecuencia: trenes, vuelos, hoteles, comidas. Esos gastos se repercuten en la factura, pero el tratamiento fiscal no es trivial. Si el gasto se paga en nombre y por cuenta del cliente (suplido), va sin IVA ni retención y debe aparecer separado en la factura. Si es un gasto propio que se refactura, es mayor base imponible: lleva IVA al 21% y retención IRPF. La mayoría de consultores mezcla ambos conceptos en un único importe, lo que crea un riesgo ante una inspección de Hacienda. Un buen software debe permitir líneas de concepto diferenciadas para separar honorarios, suplidos y gastos propios repercutidos en la misma factura.
Retención IRPF: siempre presente, siempre mordiendo liquidez
La consultoría es actividad profesional inscrita en la sección segunda del IAE (epígrafes 721-726 para consultores de gestión, 842-849 para servicios técnicos). Toda factura emitida a otra empresa o profesional debe incluir retención del 15% — o del 7% durante los tres primeros años de actividad. Eso significa que de una factura de 3.000 euros, el cliente solo te transfiere 2.550 euros (o 2.790 euros si aplicas el 7%). El 15% restante lo ingresa el cliente en Hacienda y tú lo recuperas en la declaración de la renta.
Este mecanismo reduce tu liquidez real en cada cobro. El software debe calcular la retención automáticamente cuando el cliente es empresa y omitirla cuando no lo es, sin que tengas que ajustar la factura a mano cada vez.
Cobros a empresa: el plazo de 60 días que mata la tesorería
Casi todos los clientes del consultor son empresas, y las empresas pagan a plazo. La Ley 3/2004, modificada por la Ley 15/2010, fija un máximo legal de 60 días desde la recepción de la factura. En la práctica, muchas empresas apuran ese plazo o lo superan. Si emites cinco facturas al mes y cada una tarda 45-60 días en cobrarse, puedes tener 10.000-15.000 euros en facturas emitidas y sin cobrar en cualquier momento. Sin un panel de control de cobros — con estados claros de emitida, vencida, cobrada y morosa — descubres los impagos cuando ya es demasiado tarde para actuar.
Qué criterios importan más al consultor
- Conformidad con Verifactu — Imprescindible. Si el software no cumple antes de julio de 2027, no hay parche posible.
- Precio — Con 5-15 facturas al mes y un volumen de negocio medio-alto, un plan de 12-25 euros/mes es asumible. Lo importante es que cubra las funciones que necesitas sin pagar por módulos industriales o inventario.
- Facturación intracomunitaria — Medio. Los consultores de alto valor reciben encargos puntuales de empresas de la UE: la factura va sin IVA por inversión del sujeto pasivo (art. 196 Directiva IVA) y se declara en el modelo 349. No es el grueso, pero cuando ocurre necesitas que el software lo gestione sin recurrir a una factura manual.
- Migración desde Excel — Medio. Muchos consultores llevan años con Excel y necesitan importar clientes, series y datos históricos. Un proceso de importación limpio marca la diferencia.
- Acceso móvil — Bajo. El consultor trabaja desde su portátil, no necesita emitir facturas desde el teléfono en mitad de una reunión.
- Módulos (estimación objetiva) — Irrelevante. Los consultores tributan en estimación directa.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu encaja en el perfil del consultor por tres razones prácticas. Permite crear facturas recurrentes para las igualas mensuales, lo que elimina la tarea repetitiva de generar la misma factura cada mes. Su panel de cobros muestra el estado de cada factura (emitida, vencida, cobrada), algo crítico cuando tus clientes pagan a 30-60 días. Y la app móvil permite fotografiar tickets de viaje y dietas para vincularlos como gasto al proyecto correspondiente. Soporta facturación intracomunitaria para esos proyectos puntuales con clientes UE. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Holded ofrece un ecosistema más amplio: facturación, contabilidad, CRM y gestión de proyectos integrados. Para el consultor que quiere vincular cada factura a un proyecto (la iguala del cliente X, el proyecto de formación para la empresa Y), la integración nativa entre proyecto y factura puede ahorrar trabajo administrativo. También soporta facturación intracomunitaria e importación de datos. El precio es más alto y algunas funciones (inventario, logística) no aplican a la consultoría. Holded no dispone de programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
B2Brouter (plan gratuito + 110 €/año, ~9 euros/mes)
Si tu práctica de consultoría incluye proyectos frecuentes con clientes de la UE, B2Brouter tiene facturación intracomunitaria nativa como punto fuerte. Su plan gratuito permite empezar sin coste. No tiene app móvil (irrelevante para el consultor que factura desde el ordenador) ni importación de datos, lo que puede ser un inconveniente si vienes de otro sistema. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante, con envío a la AEAT incluido en todos sus planes.
Preguntas frecuentes
¿Cómo facturo una iguala mensual correctamente?
La iguala o retainer es una factura recurrente por un importe fijo acordado con el cliente. Cada mes emites una factura con el concepto “Servicios de consultoría — iguala mensual [mes/año]”, base imponible, IVA al 21% y retención IRPF del 15% (o 7% si estás en los tres primeros años). El devengo del IVA se produce en el momento de la emisión de la factura, no cuando cobras. Si el cliente paga a 60 días, tú ya habrás ingresado el IVA trimestral antes de recibir el dinero. Un software con facturas recurrentes automatiza la emisión y te avisa si el cobro no llega en el plazo pactado.
¿Puedo facturar los gastos de viaje como suplido?
Solo si el gasto se pagó en nombre y por cuenta del cliente — es decir, si el billete de avión o la reserva de hotel están a nombre del cliente, no al tuyo. En ese caso, el suplido aparece en la factura sin IVA ni retención, como un importe a reembolsar. Si pagas el gasto a tu nombre y lo refacturas al cliente, es un gasto propio repercutido: se suma a la base imponible con IVA al 21% y retención. La diferencia importa, porque un suplido incorrecto puede generar una regularización en una inspección. El software debería permitir ambas modalidades en líneas separadas.
¿Qué hago si un cliente empresa no paga en plazo?
La Ley 3/2004 (modificada por la Ley 15/2010) fija un máximo de 60 días naturales desde la recepción de la factura. Si el cliente supera ese plazo, tienes derecho a reclamar intereses de demora y una indemnización mínima de 40 euros por factura impagada (Directiva 2011/7/UE). Antes de llegar a la reclamación judicial, un recordatorio automatizado desde el software (con la factura adjunta y la fecha de vencimiento) suele resolver la mayoría de los casos. El control de cobros con alertas de vencimiento es la primera línea de defensa.
¿Necesito preocuparme por Verifactu si solo facturo a unas pocas empresas al mes?
Sí. La obligación de Verifactu aplica a todos los autónomos independientemente del volumen de facturación. Que emitas 5 facturas al mes o 50 es irrelevante: el sistema informático que uses debe ser conforme antes del 1 de julio de 2027. Además, con la factura electrónica B2B que se avecina, cuanto antes migres a un software preparado, menos fricción tendrás cuando el calendario se concrete.
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Responde a unas pocas preguntas sobre tu situación real — modelo de facturación, tipo de clientes, volumen, viajes — y te recomendamos la opción más ajustada de nuestro catálogo.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.