Software de facturación Verifactu para diseñadores gráficos freelance
Si eres diseñador gráfico freelance en España, tus facturas no se parecen a las de casi ningún otro autónomo. Un mismo proyecto de identidad corporativa incluye fases de concepto, revisiones, entrega y, sobre todo, la cesión de derechos de explotación de la obra al cliente. Cada elemento tiene un tratamiento fiscal distinto y el software que uses para gestionarlos debe cumplir con el reglamento Verifactu.
Los autónomos deben tener operativos sistemas informáticos de facturación conformes con Verifactu antes del 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento aprobado por el Real Decreto-ley 15/2025. El sistema debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, ya sea en modo Verifactu (remitiendo cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conservando los registros con firma electrónica y registro de eventos).
La tenencia de software no certificado, debiendo estarlo, puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio según el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria. No se trata de una multa por emitir una factura incorrecta, sino por usar un sistema informático que no cumple los requisitos del reglamento.
Facturar diseño gráfico: lo que complica el día a día
Cesión de derechos de explotación: el concepto que más confusión genera
Cuando entregas un logotipo o un packaging, no vendes solo horas de trabajo creativo: cedes derechos de explotación sobre la obra (reproducción, distribución, comunicación pública, transformación). La diferencia fiscal es relevante: cuando el autor persona física cede derechos de propiedad intelectual, la operación puede estar exenta de IVA en virtud del artículo 20.1.26 de la LIVA. Pero si la factura mezcla la cesión con horas de dirección de arte o maquetación, esa parte de servicio sí tributa al 21%.
Separar ambos conceptos en la factura no es un capricho contable: es lo que permite aplicar la exención correctamente y justificarlo en caso de inspección. La mayoría de diseñadores facturan todo junto — “Diseño de identidad corporativa, 3.500 euros” — porque su software no facilita líneas con tipos de IVA distintos en el mismo documento.
Presupuestos por proyecto con fases y facturas parciales
Un proyecto de branding o de editorial puede extenderse tres o cuatro meses. El flujo habitual es: presupuesto desglosado por fases (investigación, concepto, desarrollo, entrega), aprobación del cliente, cobro de un anticipo del 30-50%, y facturas parciales al completar cada hito. Si el presupuesto incluye un límite de revisiones (normalmente dos rondas), las adicionales se facturan aparte.
El problema: muchos programas de facturación no conectan presupuesto con facturas. El diseñador aprueba un presupuesto de 4.000 euros, cobra un anticipo de 1.600, factura otros 1.600 al aprobar el concepto y el resto a la entrega, pero las tres facturas no están vinculadas al presupuesto original. Pierde trazabilidad y control del margen real, y cada trimestre reconstruye a mano qué corresponde a qué.
Agencia vs. cliente directo: dos tipos de factura en paralelo
El diseñador freelance típico factura simultáneamente a agencias que le subcontratan y a clientes directos. La diferencia fiscal:
- Agencia o empresa: factura con IVA 21% y retención IRPF del 15% (7% los tres primeros años de actividad).
- Particular o cliente directo sin obligación de retener: factura con IVA 21%, sin retención.
Alternar entre ambos tipos varias veces al mes exige plantillas diferenciadas o que el software detecte automáticamente si el cliente es persona jurídica o física. Una retención mal aplicada obliga a emitir una rectificativa.
El cliente extranjero ocasional
Un buen portfolio en Behance o Dribbble atrae encargos de fuera de España. Si el cliente es una empresa de la UE con NIF intracomunitario, la factura se emite sin IVA (inversión del sujeto pasivo), requiere alta en el ROI y declarar la operación en el modelo 349. No ocurre cada semana, pero cuando ocurre, el diseñador necesita que su software soporte facturas intracomunitarias sin montar el documento a mano.
Qué criterios importan más (y menos) al diseñador gráfico
- Conformidad con Verifactu — La prioridad absoluta. Sin software conforme antes de julio de 2027, no hay atajo.
- Precio — Con 5-15 facturas al mes de importe medio-alto, un plan de 12-15 euros mensuales es razonable; pagar 30 por funciones de inventario o logística que no se usan, no.
- Migración desde Excel — Muchos diseñadores facturan con plantillas de Excel, Google Sheets o incluso InDesign. Importar la base de clientes y series de factura existentes facilita la transición.
- Facturación intracomunitaria — Más relevante que en oficios locales. El diseñador recibe encargos de la UE con frecuencia suficiente como para necesitarlo integrado.
- Acceso móvil — Bajo. El diseñador trabaja desde un ordenador de sobremesa o portátil con pantalla grande. Factura desde el escritorio, no desde la obra.
- Módulos — Los diseñadores gráficos tributan en estimación directa (epígrafes IAE de la sección segunda o el 849). El soporte de módulos es irrelevante.
Tres herramientas del catálogo y cómo encajan
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu permite líneas de concepto libres con tipos de IVA distintos por línea, lo que facilita separar “Dirección de arte e ilustración” (IVA 21%) de “Cesión de derechos de explotación” (exenta, si aplica). Su flujo de presupuesto a factura convierte un presupuesto aprobado en varias facturas parciales. Soporta facturación intracomunitaria e importación de datos para migrar desde Excel. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Holded integra facturación con gestión de proyectos y CRM, útil para vincular cada factura al proyecto correspondiente y ver la rentabilidad real de cada encargo. Soporta facturación intracomunitaria. El precio es más alto y funciones como inventario o TPV no aplican. Holded no tiene programa de afiliado activo; lo incluimos como cobertura editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
B2Brouter (plan Free + 110 €/año, ~9 euros/mes)
Para el diseñador que factura con frecuencia a clientes de la UE, B2Brouter destaca en facturación electrónica e intracomunitaria. Su plan gratuito cubre un volumen básico. No tiene app móvil (irrelevante para este perfil) ni importación de datos, lo que complica la migración desde Excel. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante, con envío a la AEAT incluido en todos sus planes.
Preguntas frecuentes
¿Puedo facturar la cesión de derechos de explotación sin IVA?
Depende. Si eres persona física y cedes derechos de propiedad intelectual como autor de la obra, la operación puede estar exenta de IVA según el artículo 20.1.26 de la LIVA. Pero si la factura incluye también servicios de diseño (maquetación, adaptación, dirección de arte), esa parte sí tributa al 21%. Es fundamental separar ambos conceptos en líneas distintas de la factura. Consulta con tu asesor fiscal para confirmar que la exención aplica a tu caso concreto.
¿Cómo facturo un proyecto largo con varias fases?
Emite una factura de anticipo al recibir el pago inicial, referenciando el presupuesto aprobado. A medida que completas cada fase (concepto, desarrollo, entrega), emite facturas parciales descontando lo ya cobrado. Cada factura debe desglosar el concepto de la fase, su base imponible y el IVA correspondiente. De este modo mantienes trazabilidad entre presupuesto y facturación, y tu gestor puede cuadrar cada trimestre sin reconstrucciones.
¿Qué retención IRPF aplico como diseñador gráfico freelance?
El 15% sobre la base imponible cuando facturas a empresas, agencias o profesionales obligados a retener (7% si llevas menos de tres años de alta como autónomo). Cuando el cliente es un particular, no se aplica retención. Ninguna factura a clientes extranjeros lleva retención IRPF.
¿Debo preocuparme ya por Verifactu si soy diseñador gráfico freelance?
Sí. El plazo es el 1 de julio de 2027, pero migrar de Excel o de un software no conforme lleva semanas de configuración y pruebas. Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, con reglamento ya publicado (RD 238/2026) pero fecha de aplicación pendiente de una orden ministerial. Anticiparse ahora evita hacer dos migraciones en cadena.
Haz el test de decisión
Responde a unas pocas preguntas sobre tu situación real — tipo de clientes, volumen, si trabajas con agencias, si facturas al extranjero — y te recomendamos la opción más ajustada de nuestro catálogo.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para cuestiones específicas. Referencias legales basadas en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización.