Pasar de Excel o Word a un software que cumpla la ley antifraude (Verifactu)
Tu plantilla de Excel lleva años funcionando: logo, fórmulas de IVA, columnas de clientes y una carpeta con cientos de archivos que más o menos cuadran. El problema es que “más o menos” ha dejado de ser suficiente. Con el reglamento Verifactu, los autónomos que gestionan su facturación con hojas de cálculo se enfrentan a una decisión que no conviene aplazar: migrar a un software conforme o arriesgarse a quedarse fuera de la norma.
Por qué Excel y Word dejan de servir como sistema de facturación
El reglamento de sistemas informáticos de facturación exige que el software garantice seis propiedades: integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad. Debe funcionar en modo Verifactu (remite cada registro a la AEAT al emitir) o en modo no Verifactu (conserva registros con firma electrónica y registro de eventos).
¿Puede Excel garantizar eso? Aquí está el matiz que importa:
- Si usas Excel como un folio en blanco — escribes los datos a mano, guardas PDF y envías — la AEAT ha aclarado en sus preguntas frecuentes que en la mayoría de esos casos no estarías usando un “sistema informático de facturación” y no te aplicaría Verifactu.
- Si usas fórmulas que calculan el IVA, macros que autonumeran facturas o bases de datos que registran operaciones, sí estás usando un sistema informático de facturación. Y no cumple la norma: cualquier celda se modifica sin rastro, no hay registro de eventos ni firma electrónica, y la numeración es susceptible de saltos o duplicados.
La mayoría de autónomos que “facturan con Excel” caen en el segundo grupo: plantillas con fórmulas, hojas vinculadas de clientes y un archivo maestro que acumula las facturas del trimestre. Eso es un sistema informático de facturación, aunque no lo parezca.
Los autónomos deben tener operativos sistemas conformes antes del 1 de julio de 2027, tras el aplazamiento del Real Decreto-ley 15/2025. La tenencia de software no certificado, debiendo estarlo, puede acarrear sanciones de hasta 50.000 euros por ejercicio (art. 201 bis LGT).
El verdadero freno: el miedo a perder los datos
Lo que paraliza al autónomo no es el precio (los hay gratuitos y desde 6,60 euros/mes) ni la falta de información. Es el miedo a la migración. Y es razonable: después de años facturando con Excel tienes clientes repartidos entre hojas de cálculo y correos, series de numeración gestionadas a mano con posibles saltos, plantillas personalizadas con tu logo y archivos dispersos por carpetas, pendrives y la nube.
La buena noticia: la migración no tiene por qué ser un todo-o-nada.
Cómo migrar paso a paso sin perder nada
1. Consolida tu base de clientes en un CSV
Abre tu Excel maestro y crea un CSV limpio con los datos de cada cliente: nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, email. Revisa que no haya duplicados ni NIF incompletos. La mayoría de programas importan contactos desde CSV directamente.
2. Configura la serie de numeración hacia adelante
No intentes importar todas las facturas antiguas. Las ya emitidas son documentos cerrados; su validez no depende de que estén en el software nuevo. Configura el programa para que continúe donde lo dejaste: si tu última factura fue la 2026-047, la siguiente será la 2026-048.
3. Da de alta tus conceptos habituales
Si siempre facturas los mismos servicios (“Consultoría — sesión 1h”, “Diseño de logotipo”), créalos en el programa con sus importes y tipos de IVA. Algunos permiten importarlos desde CSV; en otros se dan de alta manualmente una vez.
4. Personaliza la plantilla y guarda el histórico
Sube tu logotipo, ajusta colores y empieza a emitir. No borres tu archivo Excel: guárdalo como histórico por si Hacienda requiere facturas anteriores al cambio.
El criterio decisivo: facilidad de importación
Cuando evalúas un software viniendo de Excel, el precio importa menos que la facilidad de migración: importar clientes desde CSV, configurar la numeración y tener una interfaz intuitiva. Si la transición es sencilla, el cambio se hace en una tarde. Si es farragosa, el autónomo vuelve a Excel “solo este trimestre” y llega a julio de 2027 sin haber migrado.
Herramientas del catálogo con importación fácil
Quipu (~14 euros/mes plan Starter)
Quipu permite importar contactos desde CSV de forma guiada, con una interfaz pensada para autónomos sin formación contable. Incluye app móvil y digitalización de gastos con foto del ticket. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante.
Billin (~6,60 euros/mes plan Básico)
La opción más económica del catálogo, con importación de datos incluida. Cubre facturas, presupuestos y gestión de clientes con una interfaz directa. No soporta facturación intracomunitaria, pero si solo facturas en España (lo habitual para quien viene de Excel) esto no es problema. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante (software de TeamSystem conectado a la AEAT).
Holded (~14,50 euros/mes plan Básico)
Ecosistema más amplio (facturación, contabilidad, CRM) con importación de datos. Buena opción si quieres centralizar toda la gestión, aunque el precio es más alto y algunas funciones pueden ser excesivas para volumen bajo. Holded no tiene programa de afiliado activo; lo incluimos como referencia editorial. Es conforme con Verifactu mediante la declaración responsable del fabricante; Holded es además Colaborador Social de la AEAT.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Excel después de julio de 2027?
Depende de cómo lo uses. Si escribes los datos a mano sin fórmulas ni autonumeración, la AEAT ha indicado que en la mayoría de esos casos no se considera un sistema informático de facturación. Pero si usas fórmulas, macros o cualquier automatización, sí estás usando un sistema informático y debe cumplir la norma. En la práctica, la mayoría de autónomos que “facturan con Excel” están en el segundo caso.
¿Tengo que importar todas mis facturas antiguas al programa nuevo?
No. Las facturas ya emitidas son documentos cerrados. Su validez fiscal no depende de que estén en el software nuevo. Lo que necesitas es conservar los archivos originales (tus PDF y Excel) por si Hacienda los requiere, y configurar el nuevo programa para que continúe la serie de numeración donde la dejaste.
¿Qué pasa con mis plantillas personalizadas de Excel?
Las perderás tal cual, pero la mayoría de programas permiten subir tu logotipo y ajustar colores. No será idéntica a tu Excel, pero será profesional. Lo que ganas a cambio — trazabilidad, inalterabilidad, cumplimiento normativo — compensa el ajuste estético.
¿Cuánto tiempo lleva hacer la migración?
Con un CSV de clientes preparado, la parte técnica se hace en una tarde: importar contactos, configurar la numeración, subir el logotipo y emitir una factura de prueba. El consejo: hazlo fuera de cierre trimestral y empieza a emitir sin esperar a tenerlo todo perfecto.
Haz el test de decisión
Responde unas pocas preguntas sobre tu volumen de facturación y tu comodidad con la tecnología y te sugerimos la opción del catálogo que mejor encaja.
Esto es información general, no asesoramiento fiscal. Consulta con un asesor fiscal o con la Agencia Tributaria (AEAT) para tu caso concreto. Las referencias legales se basan en fuentes oficiales del BOE y la AEAT verificadas a fecha de actualización. La conformidad de cada herramienta con Verifactu debe confirmarse con el fabricante o con la AEAT; no afirmamos que ninguna herramienta del catálogo cumpla actualmente el reglamento. Además, la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) prevé la factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, con reglamento ya publicado (RD 238/2026) pero fecha de aplicación pendiente de orden ministerial.